Um pedido de orçamento deve trazer informação suficiente para perceberes o que a pessoa quer resolver e que trabalho está em causa. Não precisa de perguntar tudo. Precisa de evitar que prepares uma proposta sem saber se o pedido cabe no serviço.
Quando trabalhas sozinho, cada troca de mensagens ocupa tempo e interrompe o trabalho que estás a entregar. Um bom pedido reduz perguntas evitáveis sem transformar o primeiro contacto num interrogatório.
Pede o contexto que muda a resposta
Começa pelo problema que a pessoa quer resolver. Pergunta o que acontece hoje e o que pretende que passe a acontecer. Estas respostas ajudam-te a perceber o trabalho antes de falares numa proposta.
Depois, pede os elementos que realmente alteram o serviço. Num pedido para organizar contactos, pode interessar saber onde chegam, onde ficam guardados e em que momento se perde o acompanhamento. Noutro serviço, as perguntas serão diferentes.
- O que a pessoa quer resolver.
- Como trata esse trabalho neste momento.
- O que já tentou mudar.
- Que limitação ou prazo precisas de conhecer.
Não peças tudo no primeiro contacto
Um formulário comprido pode afastar uma pessoa que ainda só quer perceber se a podes ajudar. Deixa para a conversa os detalhes que dependem da resposta anterior ou que só são necessários depois de decidires avançar.
Se uma pergunta não muda a tua resposta nem prepara o passo seguinte, retira-a. Também não peças documentos ou dados pessoais antes de existir uma razão para os tratar.
Distingue o pedido da proposta
Receber um pedido não significa que já tens informação para preparar uma proposta. Primeiro confirma se o problema faz parte do teu serviço e se falta alguma resposta que possa mudar o trabalho.
Podes marcar o pedido como recebido, a aguardar informação ou pronto para proposta. Assim não começas a escrever uma proposta enquanto ainda estás a tentar perceber o caso.
Explica o que acontece depois do envio
No fim do pedido, diz que vais analisar a informação e qual será o contacto seguinte. Se precisas de falar antes de enviar uma proposta, indica isso. Não deixes a pessoa a pensar que vai receber um preço automático quando ainda tens de avaliar o trabalho.
O artigo sobre o que deve acontecer depois de alguém enviar um formulário mostra como confirmar o envio e criar o registo sem depender do correio eletrónico.
Guarda a resposta onde vais continuar o trabalho
As respostas devem ficar junto do contacto e do próximo passo. Se chegam por correio eletrónico mas acompanhas propostas noutro sítio, vais voltar a copiar informação ou procurar a conversa quando precisares de responder.
Quando o pedido já tem o contexto necessário, avança para a conversa ou para a proposta. Depois do envio, segue um processo de acompanhamento como o que explico em o que fazer depois de enviar uma proposta.
Se os pedidos chegam incompletos ou ficam parados antes da resposta, vê como posso melhorar o caminho até ao pedido de orçamento.
O pedido deve ajudar-te a decidir
O melhor pedido de orçamento não é o que recolhe mais dados. É o que te permite perceber o caso, responder sem adivinhar e indicar um próximo passo que consigas cumprir.