Quando o nome, o telefone ou o estado de um cliente é diferente em duas ferramentas, escolhe primeiro onde fica a versão principal desse dado. Depois define quais os outros lugares que apenas a recebem.
Sem esta regra, uma ligação automática só espalha a diferença mais depressa. Para quem trabalha sozinho, o resultado são confirmações manuais antes de responder ou preparar uma proposta.
Escolhe um lugar principal para cada dado
O nome, email e telefone podem ficar no local onde acompanhas os clientes. Os dados de faturação ficam na ferramenta usada para emitir documentos. Um formulário recolhe a resposta, mas não precisa de continuar a ser o registo principal.
A regra pode mudar consoante o dado. O importante é não permitir que todas as ferramentas alterem tudo sem saber qual tem prioridade.
Não copies informação sem uma razão
Começa pelos dados usados numa ação: responder a um pedido, preparar uma proposta ou emitir uma fatura. Se uma informação não é necessária noutro lugar, deixa-a onde está.
Menos cópias significam menos versões para comparar. Também reduzem a informação pessoal espalhada por ferramentas que não precisam dela.
Usa um número interno que não muda
O email pode mudar e a mesma pessoa pode usar endereços diferentes. Por isso, cada cliente deve ter um número interno que continue igual. Guarda esse número nas ferramentas que precisam de reconhecer a mesma pessoa.
O email continua disponível para contacto, mas deixa de ser a única forma de decidir se já existe um registo.
Testa alterações, não apenas novos contactos
Muda um telefone, corrige um nome e envia duas alterações próximas. Confirma qual fica guardada e o que acontece quando uma ferramenta não está disponível.
Se precisas de reunir clientes e próximos passos, vê como posso organizar clientes num só lugar. Lê também quando um sistema próprio faz sentido e como guardar quem alterou um dado.