Para perceberes quem alterou um dado, precisas de guardar a versão anterior, a nova versão, a data e a origem da mudança. Mostrar apenas o conteúdo atual não permite reconstruir o que aconteceu.
Mesmo que trabalhes sozinho, a alteração pode ter vindo de ti, de uma tarefa automática ou de outra ferramenta. Sem histórico, qualquer resposta será uma suposição.
Guarda o histórico separado do dado atual
O registo principal deve mostrar a informação que está em vigor. O histórico fica ao lado e acrescenta uma entrada por cada mudança. Corrigir um erro cria outra entrada em vez de apagar a anterior.
- Qual foi o dado alterado.
- O conteúdo anterior e o novo.
- Quando aconteceu.
- Quem ou o que iniciou a mudança.
Distingue uma pessoa de uma tarefa automática
Se foste tu, guarda o número interno da tua conta. Se a mudança veio de uma tarefa automática, identifica essa tarefa. Se chegou de outra ferramenta, regista a origem.
Escrever apenas “alterado pelo sistema” não ajuda a encontrar o motivo. A origem precisa de ser específica o suficiente para voltares ao ponto certo.
Regista o que pode mudar uma decisão
Não precisas de guardar cada detalhe usado para desenhar um ecrã. Começa pelos dados que influenciam uma ação: o estado de uma proposta, a pessoa responsável, um pagamento ou a preferência de contacto.
Para cada campo, pergunta se vais precisar de saber o que estava antes. Se a resposta for não, talvez não valha a pena manter esse histórico.
Protege o histórico e define um prazo
O histórico pode conter informação pessoal ou notas internas. Mostra apenas o que precisas para tratar o trabalho e não permitas que estas entradas sejam editadas como um campo normal.
Define também durante quanto tempo cada tipo de alteração precisa de ficar guardado. Quando deixar de ser necessário, elimina ou retira a ligação à pessoa.
Se hoje procuras mensagens antigas para perceber o que aconteceu, vê como posso organizar clientes e respetivo histórico. Os artigos Dados diferentes em cada sistema e O que deve acontecer quando uma automação falha? completam este processo.