Se trabalhas sozinho, começa pelo ponto que está a fazer perder mais oportunidades ou mais tempo todas as semanas. Escolhe o funil quando há pessoas interessadas que não chegam ao pedido de orçamento, o acompanhamento quando já existem conversas sem próximo passo e as tarefas quando o processo funciona, mas repetes os mesmos passos vezes sem conta.
Não precisas de mudar tudo. Precisas de escolher um problema que aconteça com frequência e cujo resultado consigas confirmar.
O funil vem primeiro quando as pessoas não avançam
O funil é apenas o caminho entre alguém descobrir o teu trabalho e decidir falar contigo. Há um problema neste caminho quando tens interesse, mas poucos pedidos de orçamento, quando as mesmas dúvidas aparecem antes de avançar ou quando o próximo passo não é fácil de encontrar.
Escolhe um caminho real. Por exemplo: uma pessoa vê uma publicação, visita o site, lê um serviço e tenta marcar uma conversa. Confirma se o passo seguinte está visível, se a mensagem coincide com o que procurava e se recebe resposta a tempo. Se é aqui que o teu negócio está preso, vê como posso ajudar a melhorar o caminho até ao pedido de orçamento.
O acompanhamento vem primeiro quando já tens contactos e propostas
Às vezes o problema não está em atrair pessoas. Está no que acontece depois. Começa pelo acompanhamento quando tens conversas em vários locais, envias propostas sem definir quando voltas a falar ou precisas de reler mensagens para perceber o que ficou combinado.
Guarda quatro coisas em cada contacto: o que a pessoa quer resolver, o último passo, quem deve agir agora e a data do próximo passo. Não precisas de uma ferramenta grande. Precisas de um local que te mostre o que ficou parado e o que tens de fazer hoje.
O artigo O que deve acontecer depois de alguém enviar um formulário? mostra porque o formulário não é o fim do processo. Para tratar esta parte no teu negócio, vê como posso organizar contactos, propostas e próximos passos.
As tarefas vêm primeiro quando o processo funciona, mas ocupa demasiado
Uma tarefa pode ser uma boa candidata a sair do teu dia quando acontece muitas vezes, segue regras conhecidas e tem um resultado fácil de confirmar. Pode ser copiar dados de um pedido, criar um aviso depois de uma marcação, enviar a mesma informação ou atualizar o estado de um contacto.
Não comeces pela tarefa mais complexa. Começa por uma tarefa pequena que te interrompe várias vezes e que não exige uma decisão diferente em cada caso. Antes de a retirar do teu dia, define o que a inicia, a informação obrigatória, o resultado esperado e a situação em que deve parar e chamar-te.
Lê Uma automação deve saber quando parar para perceberes que decisões devem continuar contigo. Se já tens uma tarefa concreta, vê como posso retirá-la do teu dia sem perderes o controlo.
Como escolher sem mudar tudo
Olha para os últimos sete dias de trabalho e procura três casos reais: uma oportunidade que não avançou, uma conversa ou proposta que ficou esquecida e uma tarefa que repetiste sem precisar de decidir. Depois escolhe apenas um caso.
Se o caso fez perder uma venda possível, começa pelo funil ou pelo acompanhamento. Se consumiu tempo, mas não afetou uma oportunidade, começa pela tarefa repetitiva. A escolha não precisa de ser perfeita; precisa de ser pequena o suficiente para conseguires comparar o antes e o depois.
O que deves observar
No funil, observa quantas pessoas chegam ao ponto escolhido, quantas avançam, quanto demora a primeira resposta e que dúvida aparece antes de desistirem. No acompanhamento, procura contactos sem próximo passo, propostas fora da data combinada e o tempo gasto a recuperar o contexto.
Nas tarefas, regista quantas vezes acontecem, quanto tempo ocupam, que erros precisam de correção e quando param por falta de informação. Não inventes um valor para provar que a melhoria resultou. Regista o que acontece agora e compara depois.
Quando dois problemas aparecem ao mesmo tempo
É normal o funil, o acompanhamento e as tarefas estarem ligados. Uma pessoa pode pedir informação no Instagram, receber uma resposta, marcar uma conversa e ficar registada para acompanhamento. Parte deste caminho pode acontecer sem trabalho manual, mas a decisão sobre uma proposta pode continuar contigo.
Mesmo assim, começa por um ponto. Se tentares corrigir tudo ao mesmo tempo, fica difícil perceber qual mudança resolveu o problema e qual criou trabalho novo.
A primeira melhoria deve caber no teu dia
Quando trabalhas sozinho, o melhor primeiro passo não é o mais impressionante. É aquele que retira uma perda concreta sem te obrigar a parar o negócio. Começa pelo funil se as pessoas não chegam à conversa, pelo acompanhamento se as conversas ficam sem próximo passo e pelas tarefas se o processo funciona, mas repete trabalho que não precisa de ti.
Se quiseres escolher esse primeiro ponto comigo, podemos começar por um caso real.