Quando um pedido de orçamento vem com urgência, não respondas à pressão com uma promessa. Confirma o que tem de estar pronto e quando, vê se o trabalho cabe no que já tens combinado e indica a próxima data que consegues cumprir. Se não couber, diz isso antes de preparares uma proposta.
Quem trabalha sozinho sente esta pressão de forma direta. Um pedido que diz “preciso disto já” pode obrigar-te a interromper trabalho de um cliente ou a aceitar um prazo que ainda não verificaste. A urgência da outra pessoa não deve decidir o teu dia sem que percebas primeiro o que está em causa.
Pergunta o que a urgência quer dizer
Urgente pode querer dizer que existe uma data fixa, que alguém está à espera de uma decisão ou que a pessoa só começou agora a tratar do assunto. Pergunta o que tem de acontecer, qual é a data que não pode mudar e o que pode ficar para depois.
Não precisas de um formulário comprido. Pede apenas a informação que pode mudar o trabalho ou o prazo. Podes rever o que pedir antes de preparares uma proposta para separar o que precisas de saber agora do que pode esperar.
Separa o prazo de resposta do início do trabalho
Dizer quando consegues analisar o pedido não é o mesmo que prometer quando vais começar. Indica primeiro quando consegues confirmar se o pedido faz sentido e, se for caso disso, preparar a proposta. Só depois fala da data em que poderias iniciar o trabalho.
Se não consegues responder logo, confirma a receção e deixa um passo seguinte que consigas cumprir. O artigo sobre o que fazer quando não consegues responder logo a um pedido explica como retomar a conversa sem depender da memória.
Vê se o pedido cabe no que já tens
Antes de aceitares um prazo, olha para o trabalho que já está combinado, para o que o pedido inclui e para as partes que dependem de ti. Confirma também se tens a informação necessária. Um prazo curto pode parecer possível até perceberes que ainda faltam respostas ou decisões.
Se a urgência só cabe deixando outro cliente pendente, não tomes essa decisão em silêncio. Ou explicas quando podes tratar do novo pedido, ou dizes que não consegues assumir esse prazo. O cliente atual também faz parte da decisão.
Responde com uma data possível
Quando souberes o que está em causa, responde com uma data que consigas manter. Podes dizer: “Consigo analisar o pedido até [data] e confirmar nessa altura se consigo começar em [data].” Se já sabes que o prazo não cabe, diz isso na mesma mensagem e apresenta apenas uma alternativa que esteja dentro do teu dia.
Não uses uma data de resposta para criar a impressão de que o trabalho já está reservado. A pessoa precisa de saber o que vais verificar e qual é a decisão que vem depois.
Fecha quando a urgência não cabe
Se o prazo não cabe no teu trabalho, decide logo se recusas o pedido ou se propões outro enquadramento. Não prepares uma proposta apenas para manter a conversa aberta. Uma resposta curta evita que a pessoa fique à espera e liberta-te para os pedidos que consegues tratar.
Guarda a decisão junto do contacto e do pedido. Se estes passos ficam espalhados por mensagens e notas, posso ajudar-te a ver onde o percurso até ao pedido de orçamento perde pessoas e a definir o próximo passo de cada contacto.