A primeira tarefa a retirar do teu dia não é a que mais te irrita. É a que se repete, segue uma regra conhecida e te deixa confirmar o resultado sem teres de fazer o trabalho outra vez.
Quando trabalhas sozinho, há sempre coisas a acontecer entre pedidos, propostas e trabalho para clientes. Se tentares automatizar tudo, acabas a rever um processo que ainda não percebeste. Começa por uma passagem pequena que hoje te obriga a copiar, avisar ou procurar a mesma informação.
Procura uma tarefa que acontece quase sempre da mesma forma
Pode ser criar um registo quando chega um pedido, enviar uma confirmação depois de receberes informação ou colocar uma proposta numa lista de assuntos a acompanhar. O ponto comum é simples: quando a situação acontece, já sabes o que deve seguir-se.
Não comeces por decidir que serviço propor, quanto cobrar ou se o trabalho faz sentido para ti. Essas decisões dependem do caso e continuam a precisar de ti.
Escolhe algo cujo resultado consigas ver
Antes de retirar uma tarefa, pergunta: onde vou confirmar que foi feita? Se a resposta é uma mensagem enviada, um contacto guardado ou um aviso colocado no sítio certo, tens um resultado que consegues rever.
Se só percebes que algo falhou quando um potencial cliente reclama ou quando falta informação para trabalhar, ainda não tens uma boa primeira tarefa. Primeiro precisas de definir o que deve ficar registado.
Não passes uma desorganização para uma tarefa automática
Uma tarefa repetida pode continuar mal definida. Se cada pedido é guardado num sítio diferente ou se ninguém sabe o que acontece depois, fazer isso sem intervenção apenas vai criar mais casos para corrigir.
Escreve o passo como o explicarias a outra pessoa: acontece isto, fica guardado aqui, segue-se aquilo. Se não consegues dizer qual é o passo seguinte, ainda há uma decisão escondida no meio da tarefa.
Mantém a primeira alteração pequena
Não precisas de mexer em todas as ferramentas. Escolhe um ponto de entrada e acompanha-o durante alguns dias. Por exemplo, sempre que entra um pedido pelo formulário, confirma se ficou guardado e se sabes o que tens de fazer depois.
Se esse passo funcionar, ganhas uma base para decidir o seguinte. Se falhar, percebes onde falta uma regra ou onde tens de entrar. É melhor descobrir isso numa tarefa pequena do que depois de mudares o processo inteiro.
O que fica contigo
Retirar uma tarefa não é deixares de acompanhar o que acontece. Fica contigo decidir quando uma situação sai do previsto, responder a uma dúvida que muda o pedido e confirmar que o trabalho chegou ao sítio certo.
Se tens tarefas repetidas entre contactos e propostas, posso ajudar-te a automatizar as que seguem regras. Lê também por onde começar quando tens vários problemas e quando uma automação deve parar. Falar sobre o que queres melhorar.