Antes de dizeres que sim a um novo trabalho, confirma se consegues indicar uma data de início e cumprir o que já prometeste. Se a resposta depender de horas que ainda não existem, não aceites já: apresenta uma data possível ou diz que não consegues assumir o trabalho.
Quem trabalha sozinho pode receber um pedido novo enquanto termina uma entrega, responde a clientes e trata da parte administrativa. O pedido parece uma oportunidade, mas aceitar sem olhar para o que já está combinado pode empurrar o trabalho atual e deixar-te a explicar atrasos.
Vê o que já está comprometido
Lista o que já vendeste e as entregas que só tu podes fazer. Inclui o trabalho que está a decorrer e o que tem uma data combinada, mesmo que ainda não tenhas começado. Não contes com um intervalo que ainda não está reservado.
Se uma tarefa ficou pendente porque estás à espera de uma resposta, escreve isso junto da entrega. Assim não ocupas o mesmo espaço com um trabalho novo e uma tarefa que ainda pode voltar a aparecer.
Confirma quando podes começar
Uma data de início só existe se conseguires apontá-la sem deslocar uma entrega já combinada. Olha para o que tens de terminar antes e escolhe uma data que consigas manter mesmo que o dia traga um pedido ou uma correção.
Se ainda tens de acabar outro trabalho, indica a data depois dessa entrega. A pessoa prefere saber quando podes começar do que receber uma promessa que muda na semana seguinte.
Separa o trabalho novo do que já vendeste
Regista o pedido novo como uma decisão pendente. Mantém-no separado das tarefas de quem já é cliente, para não começares a tratá-lo como trabalho aceite antes de decidires.
Quando precisares de preparar uma proposta durante uma semana cheia, o artigo Como encaixar propostas no dia sem deixar o trabalho para trás? ajuda-te a reservar esse tempo sem misturar a nova decisão com as entregas em curso.
Decide o que depende de ti
Pergunta o que precisas de receber antes de começares: informação, ficheiros ou uma decisão da outra pessoa. Se o início depender disso, essa condição faz parte da data que vais comunicar.
Pede o que falta antes de aceitares. Evitas reservar um espaço para um trabalho que ainda não pode avançar e sabes se a data depende apenas de ti.
Responde com uma data que consigas cumprir
Quando couber, diz quando começas e o que precisas antes dessa data. Quando não couber, apresenta uma data mais distante ou explica que não consegues assumir o trabalho neste momento.
Não prometas começar amanhã só para não perder o contacto. Uma resposta possível deixa a pessoa decidir e protege o trabalho que já aceitaste.
Guarda a decisão junto do contacto
Depois de dizeres que sim, regista o serviço, a data de início e o que falta para avançar junto do contacto. Se disseres que não ou que só podes começar mais tarde, guarda também essa decisão.
O artigo A proposta foi aceite. O que tens de tratar antes de começar? mostra como passar da decisão para o trabalho sem deixar o combinado espalhado por mensagens.
Se contactos, propostas e trabalho em curso estão em sítios diferentes, posso ajudar-te a organizar contactos, clientes e propostas para saberes o que já assumiste e o que ainda podes aceitar.