Se já tens trabalho a decorrer, prepara propostas num bloco próprio e não entre duas tarefas de clientes. Junta os pedidos que estão prontos, escolhe a ordem e diz quando vais responder. Assim continuas a entregar o que vendeste sem deixar novas oportunidades esquecidas.
Quem trabalha sozinho costuma passar da reunião para a execução e lembrar-se de uma proposta só quando aparece um intervalo. Esse intervalo raramente chega, e o pedido fica à espera sem uma próxima ação.
Separa o que já vendeste do que ainda estás a vender
Faz duas listas: trabalho em curso e pedidos que podem dar origem a proposta. Não mistures uma tarefa de cliente com a preparação de um orçamento na mesma lista.
Quando vês as duas coisas juntas, tudo parece urgente. Marca o que tem de ser entregue e deixa as propostas num sítio onde consigas reservar tempo para elas.
Escolhe propostas que já podem avançar
Antes de abrir um documento, confirma se tens o contexto, o serviço e o prazo que precisas para decidir. Se faltar informação, não uses o teu tempo para adivinhar; envia uma pergunta e deixa o pedido à espera.
O artigo Qual pedido de orçamento deves responder primeiro? ajuda-te a separar o que já pode avançar do que ainda precisa de uma resposta.
Reserva um bloco que consigas repetir
Escolhe um período da semana em que não estejas a entregar trabalho ou em reuniões. Repete esse período, mesmo quando não tens muitas propostas; o hábito evita que cada pedido fique dependente de um intervalo.
Se um cliente precisa de resposta antes desse período, diz quando vais voltar ao assunto, em vez de prometer uma data que não consegues cumprir.
Prepara uma proposta de cada vez
Abre um único pedido e leva-o até ao próximo estado: proposta enviada, pergunta feita ou pedido fechado. Mudar entre propostas incompletas faz-te repetir a leitura e procurar os dados outra vez.
Guarda a decisão junto do contacto e do pedido. Quando voltares ao assunto, encontras o que já viste sem interromper outra tarefa para reconstruir a conversa.
Diz o que acontece enquanto esperas
Se precisas de uma resposta antes de preparar a proposta, escreve o que falta e quando voltas ao assunto. A pessoa não tem de adivinhar se esqueceste o pedido.
Quando a proposta seguir, combina o próximo contacto. O artigo O que fazer depois de enviar uma proposta? ajuda-te a não deixar esse acompanhamento dependente da memória.
Protege o tempo de entrega
No fim do bloco, fecha a lista e volta ao trabalho em curso. Se não conseguiste preparar tudo, deixa a próxima ação visível; não tentes encaixar mais uma proposta à pressa.
Se a tua lista de pedidos, propostas e tarefas está espalhada, posso ajudar-te a organizar contactos, clientes e propostas para saberes o que tens de tratar a seguir.