Se o mesmo cliente te aparece no email, no formulário e numa mensagem, não cries um contacto novo cada vez. Escolhe um único registo, junta-lhe as conversas e propostas e marca o próximo passo nesse mesmo sítio. Assim não tens de procurar a versão mais recente antes de responder.
Quem trabalha sozinho pode receber um pedido num formulário, uma pergunta por mensagem e um email no mesmo dia. Quando cada entrada cria um contacto separado, o trabalho fica espalhado e uma proposta pode seguir sem o contexto que já tinhas.
Confirma que é a mesma pessoa
Antes de juntares contactos, compara o email, o número de telefone e o nome da empresa. O nome sozinho não chega: duas pessoas podem ter o mesmo nome e o mesmo cliente pode escrever de endereços diferentes.
Se não conseguires confirmar, mantém os dois registos separados até falares com a pessoa. Juntar contactos errados apaga contexto e dá-te mais trabalho a corrigir.
Escolhe onde fica o contacto principal
Define um único sítio para acompanhar o contacto, o pedido e a próxima ação. Não precisas de mudar tudo ao mesmo tempo; começa por decidir onde vais abrir o registo antes de responder.
Se hoje cada pedido fica numa ferramenta diferente, posso ajudar-te a organizar contactos, clientes e propostas no mesmo processo, com o que já precisas de acompanhar.
Junta as conversas ao mesmo registo
Quando o pedido chega por outro canal, acrescenta a mensagem ao contacto que já existe. Guarda a dúvida, a informação enviada e a decisão tomada, em vez de abrir uma conversa nova sem ligação.
Se os dados mudam de um sítio para outro, o artigo O que fazer quando os dados são diferentes em cada ferramenta? ajuda-te a escolher qual é a versão que deves seguir.
Não confundas a pessoa com o pedido
O mesmo cliente pode pedir dois serviços ou voltar meses depois com outro assunto. Mantém um contacto único, mas cria um pedido separado para cada trabalho. Assim sabes o que já foi tratado e não misturas propostas diferentes.
Antes de enviares uma proposta, confirma a que pedido responde e qual a conversa que lhe deu origem. Uma linha de assunto ou uma nota curta costuma bastar para não dependeres da memória.
Cria uma regra para novos pedidos
Antes de guardares um contacto novo, procura pelo email ou pelo número de telefone. Se encontrares um registo, atualiza-o e acrescenta o pedido; se não encontrares, cria um contacto novo.
Escreve esta regra no sítio onde trabalhas e segue-a sempre que chega uma mensagem. Uma regra pequena evita que cada canal crie a sua própria lista.
Revê os duplicados antes de automatizar
Escolhe um momento para procurar nomes, emails ou números repetidos. Junta apenas o que conseguires confirmar e deixa separados os casos em que ainda falta falar com a pessoa.
Depois de juntares os contactos, usa o artigo O que deve ficar decidido depois da primeira conversa? para registar a ação seguinte junto do pedido.
Se passas demasiado tempo a procurar a versão certa de cada pedido, posso ajudar-te a organizar este percurso para trabalhares a partir de um único sítio.