Depois da primeira conversa, deixa uma próxima ação, quem a vai fazer e quando voltas ao assunto. Sem isso, um contacto pode parecer interessado e ainda assim ficar perdido entre mensagens.
Quando trabalhas sozinho, é fácil terminares uma chamada ou uma troca de mensagens e voltares logo ao trabalho que tens em mãos. Mais tarde, já não sabes se eras tu que tinhas de responder, se a outra pessoa ia enviar informação ou se o assunto ficou mesmo fechado.
Não deixes a conversa terminar numa intenção
Frases como “falamos depois” ou “envio-te isso” podem ser suficientes numa conversa, mas não chegam para retomar o assunto sem dúvidas. No fim, decide qual é a ação seguinte e a quem pertence.
Pode ser enviares uma proposta, pedires uma informação que falta, marcares uma nova conversa ou aguardares uma resposta. O importante é não deixares o contacto num estado que te obrigue a reler tudo quando voltares a ele.
Escolhe uma ação que possas encontrar
A próxima ação deve ficar no sítio onde olhas para o trabalho pendente. Uma nota perdida numa conversa não te ajuda se, no dia seguinte, só abres a lista de contactos ou de propostas.
Escreve uma frase que te diga o que fazer sem contexto extra: “Enviar proposta depois de receber os acessos” ou “Voltar a contactar na terça-feira sobre a reunião”. Assim, não tens de adivinhar por onde recomeçar.
Regista quem ficou de fazer o quê
Nem todos os contactos ficam parados por tua causa. Se estás à espera de uma resposta, de um ficheiro ou de uma decisão, escreve isso. Depois consegues distinguir o que depende de ti do que está do lado da outra pessoa.
Esta diferença evita tratares como atraso um caso em que ainda não podes avançar. Também impede que te esqueças de voltar a falar quando já passou tempo suficiente para fazer sentido retomar o assunto.
Se não há resposta, volta com um motivo
A data de retoma não serve para enviar uma mensagem só porque estava marcada. Serve para rever o que ficou combinado e perceber se tens algo concreto para perguntar ou enviar.
Se a pessoa ia enviar informação, podes perguntar se conseguiu reunir o que faltava. Se ías preparar uma proposta, podes dizer em que ponto estás. Uma mensagem ligada à conversa anterior é diferente de recomeçar o contacto como se nunca tivessem falado.
Usa a mesma lista para contactos e propostas
Um contacto pode estar a aguardar informação, pronto para proposta ou à espera de uma decisão. Quando consegues ver estes estados no mesmo sítio, percebes o que tens de tratar sem procurar em várias ferramentas.
Se hoje as conversas, os contactos e as propostas estão separados, posso organizar os contactos e próximos passos contigo. Também te pode ajudar ler o que fazer quando não consegues responder logo a um pedido e o que tratar quando uma proposta é aceite.
Falar sobre o que queres melhorar.