Quando chegam vários pedidos de orçamento ao mesmo tempo, não tens de responder pelo primeiro que aparece nem pelo que escreve mais vezes. Primeiro separa os pedidos que já têm informação suficiente dos que ainda precisam de uma resposta; depois define a próxima ação de cada um. Assim a ordem fica baseada no trabalho que consegues fazer agora e não no acaso.
Quem trabalha sozinho pode receber pedidos por formulário, email e mensagem no mesmo dia. Se os deixares espalhados, acabas por responder ao contacto que encontras primeiro e por adiar aquele que já estava pronto para avançar.
Junta os pedidos num único sítio
Regista cada pedido no mesmo sítio, com o nome da pessoa, o serviço que procura e a data em que chegou. Acrescenta uma frase sobre o que falta fazer: preparar a proposta, pedir um dado ou marcar uma conversa.
Não precisas de uma lista complicada. Precisas de conseguir ver todos os pedidos e perceber qual é o passo seguinte sem voltar a procurar a mensagem original.
Separa o que já pode avançar
Começa pelos pedidos em que já tens a informação necessária para perceber o trabalho e preparar uma resposta. Os restantes não ficam esquecidos: ficam com uma pergunta concreta e uma data para voltares ao assunto.
Se alguém não enviou um dado que muda o orçamento, pede apenas esse dado. O artigo sobre o que fazer quando falta informação para o orçamento ajuda-te a não começares uma proposta sem saber o que vais tratar.
Não confundas urgência com ordem
Uma mensagem marcada como urgente pode não ser o pedido que deves tratar primeiro. Confirma a data que não pode mudar, o que precisa de estar pronto e se consegues cumprir sem interromper trabalho já combinado.
O artigo sobre pedidos de orçamento com urgência explica como separar a data de resposta do início do trabalho. Usa essa distinção quando tiveres de escolher entre vários pedidos.
Responde aos restantes com um passo concreto
Nem todos os pedidos precisam de uma proposta no mesmo momento. A alguns basta responderes que recebeste a mensagem e dizeres quando vais analisar. Noutros, a próxima ação é pedir uma informação ou marcar uma conversa.
Escreve esse passo junto do pedido. Evita notas como “ver depois”, que te obrigam a reler a conversa. Prefere algo que possas executar: “Pedir medidas antes de preparar o orçamento” ou “Voltar a contactar na quinta-feira”.
Escolhe a ordem que consegues cumprir
Depois de separares os pedidos, escolhe uma ordem que caiba no teu dia. Um pedido pronto para avançar pode vir antes de outro que chegou primeiro. Um pedido com prazo fixo pode exigir uma confirmação rápida, mesmo que a proposta fique para mais tarde.
Não prometas a mesma hora a toda a gente. Indica quando vais voltar a cada pedido e cumpre essa data. Se a lista mudar, atualiza a próxima ação em vez de guardares a decisão na memória.
Revê a lista antes de preparares propostas
Antes de começares uma proposta, olha para os pedidos que estão à espera. Confirma se já recebeste a informação pedida, se a data ainda faz sentido e se o trabalho continua dentro do que prestas.
Se precisas de deixar de procurar mensagens e propostas em vários sítios, posso ajudar-te a organizar contactos, pedidos e próximos passos para saberes o que deves tratar a seguir.