Quando um pedido de orçamento está fora do teu serviço, não prepares uma proposta só para responder. Confirma o que não consegues tratar, diz o que fazes e fecha o contacto sem deixar a pessoa a pensar que vais aceitar um trabalho que não podes entregar.
Quem trabalha sozinho não tem uma equipa para passar um pedido a outra pessoa. Cada pedido fora do trabalho que prestas ocupa tempo a perceber, explicar e acompanhar. Uma resposta curta pode poupar essa troca e manter a conversa correta para os dois lados.
Confirma onde o pedido sai do teu trabalho
Antes de dizeres que não, confirma se falta apenas uma informação. Às vezes a pessoa descreve o resultado de que precisa, mas não explica a parte do trabalho que espera de ti. Faz uma pergunta curta quando a resposta puder mudar a decisão.
Se já sabes que o pedido exige um serviço que não prestas, uma ferramenta que não conheces ou um tipo de trabalho que decidiste não aceitar, não prolongues a conversa a pedir detalhes que não vão mudar a resposta.
Não prepares uma proposta por educação
Uma proposta deve explicar um trabalho que consegues prestar. Se o pedido não cabe no teu serviço, escrever um preço e várias condições cria uma expectativa que vais ter de desfazer mais tarde. Também ocupa o tempo que precisas para tratar os pedidos certos.
Não precisas de justificar a decisão com uma lista longa. Basta dizer que o pedido não entra no trabalho que prestas e evitar uma promessa de que vais procurar outra pessoa, se não tens uma indicação para fazer.
Responde com o que consegues fazer
Uma resposta pode seguir esta ordem: agradece o contacto, diz qual é a parte que fica fora do teu trabalho e explica em que tipo de pedido consegues ajudar. Não transformes esta resposta numa apresentação dos teus serviços. A pessoa precisa de saber se deve continuar contigo.
Se só consegues tratar uma parte, separa essa parte do resto. Explica o que fica contigo e o que continua por resolver. Assim não aceitas um trabalho incompleto sem combinar quem trata o que falta.
Regista o motivo
Guarda o contacto, o pedido e o motivo pelo qual não avançou. Podes usar uma nota curta, como “fora do serviço” ou “pedido parcial”. O objetivo é não voltares a reler a conversa para perceber porque ficou parada.
Se o mesmo tipo de pedido aparece várias vezes, a tua página de serviço pode estar a deixar uma dúvida sem resposta. Vê o que uma página de serviço deve explicar antes do orçamento e acrescenta uma frase sobre os pedidos que não tratas.
Fecha sem deixar outra conversa aberta
Depois de responderes, decide se ainda existe uma ação tua. Se falta uma informação, pede-a e combina quando voltas ao assunto. Se o pedido está mesmo fora do teu trabalho, termina o acompanhamento. Não deixes o contacto numa lista de propostas pendentes só porque ainda não encontraste uma forma de dizer que não.
Quando um pedido está dentro do teu serviço, mas ainda não traz informação suficiente, lê também o que pedir antes de preparares uma proposta. Se precisas de guardar estas decisões junto dos contactos, posso ajudar-te a organizar clientes, pedidos e próximos passos.