Quando alguém pede um orçamento mas não envia a informação que falta, não prepares a proposta às cegas nem mantenhas a conversa aberta sem limite. Diz o que precisas, explica para que serve e combina quando voltas a falar. Se a pessoa não avançar, deixa de tratar o pedido como uma proposta pendente.
Quem trabalha sozinho costuma passar diretamente do pedido para o trabalho que tem em mãos. O pedido fica numa caixa de entrada, a informação não chega e, dias depois, já não sabes se devias insistir ou fechar. O acompanhamento precisa de uma decisão pequena.
Pede o que muda a resposta
Volta ao pedido e separa a informação sem a qual não consegues perceber o trabalho daquilo que só vais precisar mais tarde. Se uma resposta puder mudar o tipo de serviço, o prazo ou o que vais incluir, pede-a já. O resto pode ficar para depois da primeira conversa.
Em vez de enviares um formulário longo, faz uma pergunta ligada ao caso. Pede, por exemplo, o endereço da página que queres alterar, uma descrição do problema que se repete ou o material que precisas de rever. O pedido deve ajudar-te a decidir se preparas o orçamento. Vê também o que pedir antes da proposta.
Diz o que falta e o que acontece depois
Não escrevas apenas “preciso de mais informação”. Diz qual é o dado em falta e o que vais fazer quando o receberes. A pessoa percebe porque estás a perguntar e sabe que não estás a pedir trabalho sem destino.
Se não consegues avançar sem esse dado, diz isso numa frase. Se já podes marcar uma conversa ou dar uma primeira orientação, separa esse passo do orçamento. Assim não prometes uma proposta que ainda não tens condições para preparar.
Combina quando voltas ao assunto
Quando a pessoa diz que vai enviar a informação, regista uma data para retomar. Pode ser o dia que combinaram ou um momento razoável para voltares a perguntar se ficou alguma dúvida. A data serve para saberes o que fazer, não para enviar mensagens automáticas sem motivo.
Se não ficou data, envia uma mensagem curta depois de algum tempo: lembra o que faltava e pergunta se ainda quer avançar. Não precisas de repetir todo o pedido nem de começar a conversa de novo. Depois da primeira conversa, deixa também a próxima ação registada em o que deve ficar decidido depois da primeira conversa.
Tira o pedido da lista de propostas
Enquanto falta informação, o pedido não está pronto para proposta. Usa um estado que diga isso: “aguarda informação” ou “pedido incompleto”. Guarda a última mensagem e o que ficou por enviar no mesmo sítio onde acompanhas os contactos.
Desta forma, sabes que não tens de escrever um orçamento hoje. Se a pessoa responder, encontras o contexto; se não responder, consegues fechar o pedido sem o confundir com uma proposta esquecida. Se hoje tens mensagens, notas e propostas espalhadas, posso ajudar-te a organizar contactos, propostas e próximos passos.
Fecha quando a informação não chega
Depois do lembrete, escolhe o que faz sentido para esse caso. Se a pessoa disser que já não precisa, fecha-o. Se não responder, regista que ficou sem a informação necessária e deixa de o acompanhar como se estivesse a caminho de uma proposta.
Se voltar mais tarde, retoma a partir do que ficou guardado. Confirma se o pedido ainda é o mesmo antes de preparares o orçamento. Assim não assumes que o contexto antigo continua válido.