Quando um trabalho fica parado à espera do cliente, regista o que falta, diz o que isso impede e combina quando voltas ao assunto. Não o deixes misturado com as tarefas em curso: enquanto não tens a informação, trata-o como pendente e continua apenas com o que pode avançar.
Quem trabalha sozinho pode ter uma entrega pronta para continuar, mas ficar à espera de um ficheiro ou de uma decisão. Se o pedido fica apenas numa conversa, o prazo continua a parecer o mesmo e voltas ao trabalho sem saber o que falta.
Regista onde o trabalho parou
Escreve a última tarefa concluída, o que devia acontecer a seguir e quando pediste o que falta. A indicação «à espera do cliente» não chega: guarda a pergunta e a entrega que fica parada.
Quando voltares ao assunto, deves encontrar o ponto exato sem reler toda a conversa.
Diz o que falta e o que impede
Explica qual ficheiro ou decisão precisas e que parte do trabalho não pode continuar sem isso. Pede apenas o que muda a próxima tarefa.
Se houver mais do que uma coisa em falta, separa-as. A pessoa pode enviar uma parte agora e permitir que o que já está pronto avance.
Separa o que ainda podes fazer
Nem tudo precisa de ficar parado. Continua as tarefas que dependem apenas de ti e deixa a parte pendente fora da lista do dia.
Assim não ficas a alternar entre um trabalho que espera resposta e outro que já pode seguir. Se esta espera te deixa sem saber se aceitas trabalho novo, o artigo Como saber se ainda consegues aceitar outro trabalho? ajuda-te a olhar para o que já tens antes de responder.
Combina quando voltas ao assunto
Diz quando voltas a falar se a informação não chegar. Não deixes o contacto sem uma data para retomar.
Se a pessoa responder antes, atualiza o estado e continua a partir do ponto registado.
Atualiza o prazo antes de retomar
Se a espera alterar a data de entrega, comunica a nova data antes de voltares ao trabalho. O prazo combinado não continua igual só porque a tarefa ficou aberta.
O artigo A proposta foi aceite. O que tens de tratar antes de começar? ajuda-te a confirmar o que ficou combinado antes de iniciares ou retomares uma entrega.
Fecha quando não há avanço
Depois de combinares um novo contacto, decide quando o trabalho sai da lista de trabalhos em curso. Se a informação não chega, guarda a última mensagem e marca o trabalho como pendente ou encerrado, conforme o que ficou combinado.
Se o pedido mudar entretanto, regista a alteração antes de continuares. Não retomes a entrega com instruções diferentes das que tinhas guardadas.
Se contactos, prazos e trabalho em curso estão em sítios diferentes, posso ajudar-te a organizar contactos, clientes e propostas para saberes o que está parado e o que podes tratar a seguir.